Agenda Rapat
Halaman Agenda Rapat merupakan alat administrasi penting untuk mencatat rencana pertemuan hingga hasil keputusan (notulensi) rapat warga. Fitur ini memastikan setiap kebijakan yang diambil dalam rapat terdokumentasi dengan baik dan dapat diakses kembali di masa mendatang.
A. Daftar Riwayat Rapat (Read)
Tabel utama menyajikan informasi menyeluruh mengenai rapat-rapat yang telah dijadwalkan maupun yang sudah terlaksana:
-
Judul Rapat: Nama atau topik utama pembahasan (contoh: Rapat Koordinasi Keamanan Lingkungan).
-
Tanggal & Waktu: Jadwal pelaksanaan rapat.
-
Tempat: Lokasi diadakannya pertemuan (seperti Balai Warga atau Rumah Ketua RT).
-
Notulen: Menampilkan nama petugas yang bertanggung jawab mencatat jalannya rapat.
-
Status: Indikator kondisi rapat, yaitu Rencana (ungu) untuk agenda mendatang atau Selesai (hijau) untuk rapat yang sudah dipublikasikan hasilnya.
B. Menambah Agenda Rapat Baru (Create)
Untuk merencanakan rapat baru, klik tombol "+ Tambah Agenda Rapat". Isi formulir pembuatan agenda yang terdiri dari:
-
Detail Pertemuan: Masukkan Judul Rapat, pilih Tanggal & Waktu, serta tentukan Tempat pelaksanaan.
-
Petugas & Status: Pilih warga yang bertindak sebagai Notulen dan tentukan status awal agenda (Rencana).
-
Materi Rapat:
-
Agenda: Deskripsi poin-poin yang akan dibahas.
-
Notulensi: Kolom untuk mencatat jalannya diskusi (diisi saat/setelah rapat).
-
Keputusan: Ringkasan hasil akhir atau kesepakatan yang diambil dalam rapat.
-
-
Lampiran & Peserta:
-
Lampiran: Unggah dokumen pendukung seperti materi presentasi atau daftar hadir fisik (maksimal 5MB dalam format PDF/DOC/DOCX).
-
Peserta Rapat: Opsi untuk mencatat daftar undangan atau warga yang hadir.
-
C. Manajemen Data (Update & Delete)
Pada kolom Action, pengurus dapat melakukan pembaruan data:
-
Ubah (Ikon Pensil): Digunakan untuk menginput hasil notulensi dan keputusan setelah rapat berakhir, serta mengubah status menjadi Selesai.
-
Hapus (Ikon Tempat Sampah): Digunakan untuk menghapus agenda rapat jika terjadi pembatalan atau kesalahan input.
Tips Administrasi:
Mengisi kolom Keputusan dengan jelas sangat disarankan agar pengurus memiliki dasar hukum atau bukti tertulis yang kuat jika di kemudian hari terdapat pertanyaan mengenai hasil kesepakatan warga.