Surat Menyurat

Jenis Surat
Sebelum warga dapat mengajukan permohonan surat, pengurus harus mengatur daftar jenis layanan surat yang tersedia pada menu  Jenis Surat . 

 A. Daftar Jenis Surat (Read) 

 Tabel utama menyajikan jenis surat resmi yang didukung oleh sistem: 

 

 

 

 Surat Pengantar RT (SPR) 

 

 

 Surat Keterangan Domisili (SKD) 

 

 

 Surat Keterangan Tidak Mampu (SKTM) 

 

 

 Surat Keterangan Usaha (SKU) 

 

 

 Surat Keterangan Kelahiran (SKK) 

 

 

 Surat Keterangan Kematian (SKKM) 

 

 

 B. Menambah/Mengatur Format Surat (Create/Update) 

 Gunakan tombol "+ Tambah Jenis Surat" untuk menambah layanan baru atau ikon Edit untuk mengubah yang sudah ada: 

 

 

 

 Nama Jenis : Nama resmi surat (Contoh: Surat Pengantar RT). 

 

 

 Kode Jenis : Singkatan unik untuk keperluan administrasi (Contoh: SPR). 

 

 

 Format Nomor : Mengatur pola penomoran otomatis menggunakan tag (Contoh: {nomor}/{kode}/RT/{tahun} ). 

 

 

 Status : Menyetel apakah layanan surat tersebut sedang Aktif atau tidak. 

 

 

 

 

 Peringatan Penting : Menu Kelola Struktur RT tidak akan dapat memproses data jika Anda belum menginput Periode Kepengurusan . Pastikan alur pengerjaannya selalu dimulai dari Periode terlebih dahulu.

Penomoran Surat
Halaman  Penomoran Surat  berfungsi sebagai  Master Data  untuk mengatur urutan awal penomoran surat keluar, agar sistem dapat melanjutkan nomor urut surat berikutnya sesuai dengan arsip manual yang dimiliki cabang. 

 Halaman  Penomoran Surat  berfungsi sebagai  Master Data  untuk mengatur urutan awal penomoran surat keluar, agar sistem dapat melanjutkan nomor urut surat berikutnya sesuai dengan arsip manual yang dimiliki cabang. 

 

 Tampilan Master Penomoran Surat: 

 Tabel menampilkan  setting  nomor urut surat berdasarkan jenis dan tahun: 

 

 

 ID Jenis : Nomor ID yang merujuk ke Jenis Surat yang sudah dibuat sebelumnya (Contoh:  Surat Tugas ,  Surat Undangan ). 

 

 

 Tahun : Tahun penomoran berlaku (Contoh:  2025 ). 

 

 

 Nomor Terakhir : Nomor urut terakhir yang sudah digunakan cabang pada tahun tersebut (Contoh:  2  atau  25 ). 

 

 

 Action : Tombol  Edit  dan  Delete  untuk mengelola data  setting  penomoran. 

 

 

 3. Menambah/Mengatur Penomoran Surat (Create/Edit) 

 Fitur ini digunakan untuk memasukkan data nomor urut terakhir, sehingga ketika Admin membuat  Surat Keluar  baru, sistem akan otomatis melanjutkan nomor urut dari angka yang dimasukkan di sini. 

 Cara Mengakses:  Klik tombol  "+ Tambah Penomoran Surat" . 

 

 Formulir Wajib Diisi : 

 

 

 

 Field 

 Keterangan 

 

 

 

 

 Jenis Surat * 

 Pilih dari daftar  Master Jenis Surat  yang sudah dibuat (Contoh:  Surat Tugas ). 

 

 

 Tahun * 

 Tahun penomoran berlaku (Contoh:  2025 ). 

 

 

 Nomor Terakhir * 

 Masukkan Nomor Urut Surat Terakhir  yang sudah digunakan oleh cabang Anda secara manual pada tahun tersebut. Sistem akan memulai penomoran surat keluar berikutnya dari angka  Nomor Terakhir  + 1. 

 

 

 

 Penyelesaian:  Klik  "Simpan" . 

 

 Contoh Kasus:  Jika Anda memasukkan  Nomor Terakhir  =  15  untuk  Surat Tugas  Tahun 2025, maka saat Anda membuat  Surat Tugas  baru, sistem akan otomatis memberinya nomor urut  16 (sesuai Format Nomor yang sudah ditetapkan di Master Jenis Surat).