Surat Menyurat

Jenis Surat
Penomoran Surat

Jenis Surat

Sebelum warga dapat mengajukan permohonan surat, pengurus harus mengatur daftar jenis layanan surat yang tersedia pada menu Jenis Surat.

A. Daftar Jenis Surat (Read)

Tabel utama menyajikan jenis surat resmi yang didukung oleh sistem:

Surat Pengantar RT (SPR)
Surat Keterangan Domisili (SKD)
Surat Keterangan Tidak Mampu (SKTM)
Surat Keterangan Usaha (SKU)
Surat Keterangan Kelahiran (SKK)
Surat Keterangan Kematian (SKKM)

B. Menambah/Mengatur Format Surat (Create/Update)

Gunakan tombol "+ Tambah Jenis Surat" untuk menambah layanan baru atau ikon Edit untuk mengubah yang sudah ada:

Nama Jenis: Nama resmi surat (Contoh: Surat Pengantar RT).
Kode Jenis: Singkatan unik untuk keperluan administrasi (Contoh: SPR).
Format Nomor: Mengatur pola penomoran otomatis menggunakan tag (Contoh: {nomor}/{kode}/RT/{tahun}).
Status: Menyetel apakah layanan surat tersebut sedang Aktif atau tidak.

Peringatan Penting: Menu Kelola Struktur RT tidak akan dapat memproses data jika Anda belum menginput Periode Kepengurusan. Pastikan alur pengerjaannya selalu dimulai dari Periode terlebih dahulu.

Penomoran Surat

Halaman Penomoran Surat berfungsi sebagai Master Data untuk mengatur urutan awal penomoran surat keluar, agar sistem dapat melanjutkan nomor urut surat berikutnya sesuai dengan arsip manual yang dimiliki cabang.

Tampilan Master Penomoran Surat:

Tabel menampilkan setting nomor urut surat berdasarkan jenis dan tahun:

ID Jenis: Nomor ID yang merujuk ke Jenis Surat yang sudah dibuat sebelumnya (Contoh: Surat Tugas, Surat Undangan).
Tahun: Tahun penomoran berlaku (Contoh: 2025).
Nomor Terakhir: Nomor urut terakhir yang sudah digunakan cabang pada tahun tersebut (Contoh: 2 atau 25).
Action: Tombol Edit dan Delete untuk mengelola data setting penomoran.

3. Menambah/Mengatur Penomoran Surat (Create/Edit)

Fitur ini digunakan untuk memasukkan data nomor urut terakhir, sehingga ketika Admin membuat Surat Keluar baru, sistem akan otomatis melanjutkan nomor urut dari angka yang dimasukkan di sini.

Cara Mengakses: Klik tombol "+ Tambah Penomoran Surat".

Formulir Wajib Diisi :

Field	Keterangan
Jenis Surat*	Pilih dari daftar Master Jenis Surat yang sudah dibuat (Contoh: Surat Tugas).
Tahun*	Tahun penomoran berlaku (Contoh: 2025).
Nomor Terakhir*	Masukkan Nomor Urut Surat Terakhir yang sudah digunakan oleh cabang Anda secara manual pada tahun tersebut. Sistem akan memulai penomoran surat keluar berikutnya dari angka Nomor Terakhir + 1.

Penyelesaian: Klik "Simpan".

Contoh Kasus: Jika Anda memasukkan Nomor Terakhir = 15 untuk Surat Tugas Tahun 2025, maka saat Anda membuat Surat Tugas baru, sistem akan otomatis memberinya nomor urut 16 (sesuai Format Nomor yang sudah ditetapkan di Master Jenis Surat).